El correo electrónico es una poderosa herramienta que puede ayudarte a conseguir muchas cosas. Pero, si no se gestiona correctamente, el correo electrónico puede resultar rápidamente abrumador y tu productividad se verá afectada. Para evitarlo, sigue estos diez consejos para gestionar el correo electrónico de forma más eficiente y mantenerte al día.

1. Programa un tiempo en tu día para revisar los correos electrónicos para que no se acumulen a lo largo del día.

¡La acumulación de correos electrónicos a lo largo del día es realmente frustrante!

Una de las mejores formas de evitar el estrés del correo electrónico es programar un tiempo para comprobar los correos electrónicos a lo largo del día. De este modo, podrás centrarte más en lo que realmente importa y menos en la correspondencia que podría esperar fácilmente hasta más tarde.

2. Cuando envíes una respuesta por correo electrónico, responde sólo al remitente en lugar de a todos los que estaban incluidos en el mensaje original, a menos que uno de ellos te lo pida directamente.

Cuando respondas a un mensaje, es importante no sólo por el contenido y el momento de tu respuesta, sino también por la forma en que gestionas quién recibe la notificación. Si es posible, envía una respuesta por correo electrónico en lugar de escribir a todos los integrantes de ese hilo (o grupo), ya que esto sólo saturará sus bandejas de entrada sin aportar nada constructivo o informativo.

3. Configura tu correo electrónico para que te notifique cuando recibas un nuevo mensaje.

Puedes configurar tu correo electrónico para que te notifique cuando se envíe un nuevo mensaje para que no pase desapercibido. Esto te ayudará a estar al tanto de todos esos mensajes importantes de amigos, familiares y trabajo sin tener que controlar constantemente la bandeja de entrada.

Cuando recibas un nuevo mensaje en la cuenta de correo electrónico que está conectada a tu teléfono, aparecerá como una alerta en las principales aplicaciones de mensajería. Esto significa más tiempo para comprobar las actualizaciones importantes y menos para desplazarse por las interminables notificaciones.

4. Utiliza carpetas para organizar tu bandeja de entrada por proyecto o tema.

Archivar carpetas para organizar tu bandeja de entrada por proyectos o temas te facilita encontrar lo que es importante. Las carpetas permiten al usuario (la persona que accede a ellas) controlar dónde van las cosas, lo que puede hacer que encontrar correos electrónicos específicos sea mucho más rápido que desplazarse por páginas de mensajes desorganizados intentando averiguar si hay alguno relevante entre todo este desorden.

5. Utiliza etiquetas para clasificar tus correos electrónicos.

Etiquetar los correos electrónicos con categorías te ayudará a seguir la pista de la información que es importante encontrar. También puedes utilizar etiquetas para clientes y empleados, de modo que cada grupo tenga acceso sólo a sus propios mensajes personalizados en un momento dado.

Etiquetar los correos electrónicos es una forma estupenda de mantenerte organizado cuando envías boletines o material promocional, porque así te aseguras de que sólo los reciban las personas que se han suscrito específicamente; esto ahorra tanto espacio en la bandeja de entrada como preciosos segundos si quisiera que todos los miembros de mi lista de correo leyeran algo nuevo de inmediato.

6. Crea reglas para respuestas automáticas.

Los autorespondedores de correo electrónico son estupendos para enviar mensajes automáticos. Se pueden programar para que respondan con un contenido diferente en función de la dirección de correo electrónico del remitente, e incluso para que programen futuros correos electrónicos a horas concretas.

Los autorespondedores de correo electrónico son una forma estupenda de mantener una comunicación constante con tus clientes. Ayudan a mantener el contacto y también pueden proporcionar información útil sobre lo que ocurre en la empresa, ¡incluyendo descuentos o promociones!

Aproximadamente dos tercios de los propietarios de pequeñas empresas utilizan el marketing por correo electrónico como su principal forma de publicidad hoy en día, por lo que ser capaz de aprovechar este tipo de herramientas de automatización es vital si se quiere tener éxito dentro de esta industria.

7. Crea una carpeta de «tareas pendientes» para almacenar todos los correos electrónicos en los que tengas que actuar pronto o en el futuro.

Las invitaciones de la bandeja de entrada, los mensajes de los clientes y todos los demás correos electrónicos sobre los que tienes que actuar pronto o en el futuro no tienen un lugar propio, así que ¿por qué no creas una carpeta para ellos? Así estarán siempre a mano.

La mejor manera de gestionar tu bandeja de entrada es una carpeta de «tareas pendientes». Yo siempre tengo una abierta para los correos electrónicos que hay que atender pronto o en el futuro, ¡y me ayuda a mantenerme organizada!

Las ventajas de crear este tipo de almacenamiento son muchas:

• Te permite hacer cosas agrupando tareas similares para que sean más fáciles de acceder.
• Puedes filtrar los mensajes menos importantes para que no sean una distracción.
• Tener una lista vacía significa que hay más espacio disponible cuando se diseñan plantillas que a menudo incluyen acciones como reenviar/copiar.

8. Desactiva las notificaciones de las redes sociales para que no te distraigan de las tareas relacionadas con el trabajo.

Con todas estas distracciones de nuestros teléfonos zumbando constantemente y haciendo ping con mensajes o alertas a lo largo de cualquier día de trabajo, es fácil verse arrastrado a otras actividades que pueden alejarnos de lo que realmente importa: ¡hacer las cosas!

9. Cancela la suscripción a listas de correo que ya no son relevantes para tus intereses u objetivos empresariales.

Cuando te das de baja de las listas de correo que ya no son relevantes para tus intereses u objetivos empresariales, es como deshacerte de la pesada carga que llevas en la espalda.

Por fin puedes despedirte sin sentirte culpable, porque en este momento no hay nada más que ellos (la empresa) quieran de esta relación, así que ¿por qué continuar? Si su enfoque de marketing ya no se ajusta a lo que mejor se adapta a nuestras necesidades, ¡déjalo ir!

10. Elimina los correos electrónicos antiguos que ya no son importantes.

Una de las mejores formas de controlar tu bandeja de entrada de correo electrónico es borrar los correos antiguos. Siempre llegarán más, así que es importante dejar de dejar que los anteriores abarroten el espacio y se lleven el carril de la memoria con ellos.

Eraser es una aplicación gratuita que sirve para borrar correos electrónicos antiguos sin preocupaciones. Los correos borrados no se envían a ninguna parte y no hay nada para ti ni para nadie más en tu red (a menos que también tengan acceso).

Tienes un montón de correos electrónicos que revisar, y puede ser desalentador. Es importante que no permitas que los malos hábitos del correo electrónico se introduzcan, porque te harán la vida mucho más difícil. Como has leído, hay muchas formas de gestionar el correo electrónico. Depende de ti lo que mejor se adapte a tus necesidades y a tu tipo de personalidad. Si quieres cambiar tu futuro pasando a la acción, ¡únete al Reto $10k Mensuales hoy mismo!